L'obligation d'utiliser un système de pointage à partir de 2027: quelles solutions s'offrent à votre entreprise ?
À compter du 1er janvier 2027, l'enregistrement du temps de travail deviendra obligatoire pour tous les employeurs en Belgique. Pour savoir pourquoi et dans quelles situations cette obligation s'applique déjà, consultez l'article « Enregistrement obligatoire du temps de travail à partir de 2027 : ce que les entreprises ont intérêt à faire dès maintenant ». Dans cet article, nous nous concentrons sur la question suivante : quel système choisir ?
La loi n'impose pas de pointeuse ou de logiciel spécifique, mais exige que votre système réponde à certaines conditions. Cela soulève immédiatement des questions d'ordre pratique :
- Dois-je installer une pointeuse physique ?
- Un fichier Excel ou une liste de présence sur papier suffit-il ?
- Une application suffit-elle ?
- Quelle solution est conforme aux nouvelles règles ?
Le choix de la solution la plus adaptée dépend de la taille de votre équipe, du nombre de sites et de vos méthodes de travail actuelles. Nous vous présentons ci-dessous les systèmes les plus courants, avec leurs atouts, leurs limites et les points à prendre en compte.
Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix de votre système ?
La loi ne prescrit pas précisément quel système vous devez utiliser, mais elle précise ce que ce système doit être en mesure de démontrer. Conformément à la nouvelle loi de 2027, le système d'enregistrement doit :
Être objectif
Les heures enregistrées doivent refléter fidèlement le temps de travail réellement effectué.
Être fiable
Le système doit offrir une protection suffisante contre les erreurs ou les abus. Les modifications apportées a posteriori doivent, par exemple, être traçables.
Les pages suivantes sont accessibles:
. Les employés doivent pouvoir consulter et vérifier leurs propres heures enregistrées.
Lorsque vous choisissez une solution pour votre entreprise, il est donc important de ne pas seulement tenir compte de la facilité d'utilisation, mais aussi de la mesure dans laquelle le système répond à ces critères.
Option 1 : registre de présence sur papier
La forme la plus classique d'enregistrement du temps de travail consiste en une feuille sur laquelle les employés notent leurs heures d'arrivée et de départ.
Comment ça marche ?
Les employés saisissent manuellement leurs heures sur un registre de présence ou une fiche de temps.
Avantages
- Aucun investissement nécessaire
- Facile à mettre en route
- Convient aux très petites équipes
Points à prendre en compte
Bien que l'enregistrement sur papier ne soit pas automatiquement interdit, il pose néanmoins certains défis. Il est par exemple plus difficile de prouver :
- À quel moment les données ont-elles été saisies exactement ?
- Si les enregistrements ont été modifiés a posteriori
- Qui a apporté des modifications ?
L'accessibilité peut également poser problème lorsque les documents sont conservés dans un seul emplacement centralisé.
Conforme à la nouvelle réglementation ?
C'est possible, mais avec la prudence qui s'impose. Un système papier peut fonctionner, mais nécessite un suivi rigoureux pour rester suffisamment fiable et vérifiable. Pour les entreprises comptant plusieurs collaborateurs ou plusieurs sites, cela devient souvent rapidement fastidieux.
Option 2 : inscription à l'aide d'un badge
Dans le cadre d'un système de badges, chaque employé reçoit un badge personnel qui est scanné à son arrivée et à son départ.
Comment ça marche ?
Un terminal enregistre automatiquement l'heure à laquelle un employé pointe à l'arrivée ou au départ.
Avantages
- Enregistrement automatique
- Moins de risques d'erreurs administratives
- Enregistrement clair des présences
- Largement utilisé dans les environnements de production et de logistique
Points à prendre en compte concernant «
» : tous les systèmes de badges ne permettent pas automatiquement aux employés de consulter leurs données. Il est donc important de vérifier comment les collaborateurs peuvent consulter leurs heures enregistrées. De plus, cette solution nécessite un investissement en matériel et en maintenance.
Conforme à la nouvelle réglementation ?
Oui, dans de nombreux cas. Un bon système de badges se distingue généralement par son objectivité et sa fiabilité. Son accessibilité pour les employés dépend des fonctionnalités du système choisi.
Option 3 : enregistrement des heures via une application
De plus en plus d'entreprises optent pour une solution mobile permettant à leurs employés de pointer à l'arrivée et au départ via leur smartphone.
Comment ça marche ?
Les employés enregistrent leurs heures d'arrivée et de départ via une application. Certains systèmes utilisent la vérification par GPS ou le contrôle de localisation.
Avantages
- Aucun matériel physique n'est nécessaire
- Convient à plusieurs sites
- Pratique pour les équipes mobiles
- Aperçu en temps réel des performances
- Il est souvent facile pour les salariés de consulter leurs heures de travail
Points à prendre en compte
Toutes les applications n'offrent pas les mêmes garanties en matière de sécurité, d'historique des modifications ou de rapports. Lors du choix d'une application, il est donc important de vérifier :
- Quelles données sont enregistrées ?
- Est-il possible de suivre les modifications ?
- Les salariés ont-ils accès à leurs propres enregistrements ?
Conforme à la nouvelle réglementation ?
Souvent oui, à condition d'opter pour un système fiable. De nombreuses applications modernes de suivi du temps de travail ont été spécialement conçues pour répondre aux exigences en matière d'enregistrement objectif et fiable.
Option 4 : outils numériques de planification et de suivi du temps de travail
La solution la plus complète combine la planification, l'enregistrement des présences et la gestion du personnel au sein d'une seule et même plateforme.
Comment ça marche ?
Les employés pointent leur arrivée et leur départ par voie numérique, tandis que l'employeur dispose simultanément d'une vue d'ensemble sur :
- Calendriers
- Présences
- Heures travaillées
- Contrats
- Rapports
Avantages
- Toutes les données sont gérées de manière centralisée
- Moins de tâches administratives manuelles
- Aperçu en temps réel
- Généralement, la génération de rapports est automatique
- Les salariés ont généralement accès à leur propre relevé d'heures
- Les modifications sont généralement traçables
Points à prendre en compte concernant «
» : la mise en œuvre nécessite une certaine préparation et les collaborateurs doivent se familiariser avec ce mode de travail numérique.
Conforme à la nouvelle réglementation ?
Dans de nombreux cas, c'est la solution la plus tournée vers l'avenir. Les outils numériques facilitent souvent le respect des exigences en matière d'objectivité, de fiabilité et d'accessibilité, surtout lorsque l'on travaille avec des équipes plus importantes ou plus flexibles.
Quelle solution convient le mieux à votre entreprise ?
Chaque entreprise est différente. Le tableau ci-dessous vous aidera à déterminer rapidement quelle orientation correspond le mieux à votre situation :
| Situation | Solution possible |
|---|---|
| Une petite équipe sur un seul site | Enregistrement papier ou application simple |
| Une équipe fixe sur un lieu de travail fixe | Système de badges |
| Plusieurs sites | Application ou outil numérique |
| De nombreux étudiants et travailleurs en flexi-job | Application numérique ou plateforme intégrée telle que Rollit Payroll |
| De nombreux changements de personnel | Application numérique ou plateforme intégrée telle que Rollit Payroll |
Il est surtout important que votre système ne se contente pas d'enregistrer les heures, mais qu'il offre également une transparence suffisante tant pour l'employeur que pour le salarié.
Rollit Payroll: gestion des temps, planification et administration, tout en un
Choisir un système de gestion du temps, c'est une chose, mais dans la pratique, la gestion du personnel ne se limite bien sûr pas à l'enregistrement des heures travaillées.
C'est d'autant plus vrai pour les entreprises qui font appel à des étudiants et à des travailleurs flexibles, car cela implique de nombreuses tâches supplémentaires : planifier les horaires des collaborateurs, gérer les changements de dernière minute, rédiger les contrats, s'occuper des déclarations Dimona et transmettre correctement les heures prestées en vue du paiement.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour une solution qui va au-delà d'une simple pointeuse classique. Avec Rollit Payroll, la planification, l'enregistrement des temps et la gestion du personnel sont regroupés au sein d'une seule et même plateforme centralisée. Vous disposez ainsi non seulement d'une vue d'ensemble claire des heures travaillées, mais vous gérez également l'ensemble de votre personnel flexible de manière efficace.
Julie, de CateringCom, utilise Rollit Payroll depuis plusieurs années déjà et explique :
« Ce qui fait toute la différence pour nous, c’est la fluidité et la flexibilité avec lesquelles tout se déroule. Surtout dans notre secteur, où les changements de dernière minute ou les quarts de travail supplémentaires ne sont pas rares, il est essentiel que nous puissions nous adapter rapidement. »
Cela permet de réduire le suivi manuel, d'avoir une meilleure vue d'ensemble et d'assurer un flux administratif plus fluide. Dans les secteurs où la flexibilité est essentielle, une approche intégrée contribue notamment à gagner du temps et à limiter les erreurs.
Vous souhaitez savoir comment cela fonctionne concrètement ? Réservez une démonstration gratuite et sans engagement et découvrez comment Rollit Payroll aide les entreprises à gérer la planification, l'enregistrement des heures et la paie des étudiants et des travailleurs flexibles.
Tu n'arrives pas à trouver du temps pour les tâches et les affaires importantes, car tu es constamment retenu par des tâches administratives répétitives. N'est-ce pas tout à fait familier ?
Vous êtes satisfait de votre employeur, mais vous remarquez que les horaires, le suivi et les paiements pourraient être plus fluides. De plus, vous pourriez être intéressé par notre prime à l'embauche!
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Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix de votre système ?
La loi ne prescrit pas précisément quel système vous devez utiliser, mais elle précise ce que ce système doit être en mesure de démontrer. Conformément à la nouvelle loi de 2027, le système d'enregistrement doit :
Être objectif
Les heures enregistrées doivent refléter fidèlement le temps de travail réellement effectué.
Être fiable
Le système doit offrir une protection suffisante contre les erreurs ou les abus. Les modifications apportées a posteriori doivent, par exemple, être traçables.
Les pages suivantes sont accessibles:
. Les employés doivent pouvoir consulter et vérifier leurs propres heures enregistrées.
Lorsque vous choisissez une solution pour votre entreprise, il est donc important de ne pas seulement tenir compte de la facilité d'utilisation, mais aussi de la mesure dans laquelle le système répond à ces critères.
1. Registre de présence sur papier
La forme la plus classique d'enregistrement du temps de travail consiste en une feuille sur laquelle les employés notent leurs heures d'arrivée et de départ.
Comment ça marche ?
Les employés saisissent manuellement leurs heures sur un registre de présence ou une fiche de temps.
Avantages
- Aucun investissement nécessaire
- Facile à mettre en route
- Convient aux très petites équipes
Points à prendre en compte
Bien que l'enregistrement sur papier ne soit pas automatiquement interdit, il pose néanmoins certains défis. Il est par exemple plus difficile de prouver :
- À quel moment les données ont-elles été saisies exactement ?
- Si les enregistrements ont été modifiés a posteriori
- Qui a apporté des modifications ?
L'accessibilité peut également poser problème lorsque les documents sont conservés dans un seul emplacement centralisé.
Conforme à la nouvelle réglementation ?
C'est possible, mais avec la prudence qui s'impose. Un système papier peut fonctionner, mais nécessite un suivi rigoureux pour rester suffisamment fiable et vérifiable. Pour les entreprises comptant plusieurs collaborateurs ou plusieurs sites, cela devient souvent rapidement fastidieux.
2. Enregistrement à l'aide d'un badge
Dans le cadre d'un système de badges, chaque employé reçoit un badge personnel qui est scanné à son arrivée et à son départ.
Comment ça marche ?
Un terminal enregistre automatiquement l'heure à laquelle un employé pointe à l'arrivée ou au départ.
Avantages
- Enregistrement automatique
- Moins de risques d'erreurs administratives
- Enregistrement clair des présences
- Largement utilisé dans les environnements de production et de logistique
Points à prendre en compte concernant «
» : tous les systèmes de badges ne permettent pas automatiquement aux employés de consulter leurs données. Il est donc important de vérifier comment les collaborateurs peuvent consulter leurs heures enregistrées. De plus, cette solution nécessite un investissement en matériel et en maintenance.
Conforme à la nouvelle réglementation ?
Oui, dans de nombreux cas. Un bon système de badges se distingue généralement par son objectivité et sa fiabilité. Son accessibilité pour les employés dépend des fonctionnalités du système choisi.
3. Enregistrement du temps via une application
De plus en plus d'entreprises optent pour une solution mobile permettant à leurs employés de pointer à l'arrivée et au départ via leur smartphone.
Comment ça marche ?
Les employés enregistrent leurs heures d'arrivée et de départ via une application. Certains systèmes utilisent la vérification par GPS ou le contrôle de localisation.
Avantages
- Aucun matériel physique n'est nécessaire
- Convient à plusieurs sites
- Pratique pour les équipes mobiles
- Aperçu en temps réel des performances
- Il est souvent facile pour les salariés de consulter leurs heures de travail
Points à prendre en compte
Toutes les applications n'offrent pas les mêmes garanties en matière de sécurité, d'historique des modifications ou de rapports. Lors du choix d'une application, il est donc important de vérifier :
- Quelles données sont enregistrées ?
- Est-il possible de suivre les modifications ?
- Les salariés ont-ils accès à leurs propres enregistrements ?
Conforme à la nouvelle réglementation ?
Souvent oui, à condition d'opter pour un système fiable. De nombreuses applications modernes de suivi du temps de travail ont été spécialement conçues pour répondre aux exigences en matière d'enregistrement objectif et fiable.
4. Outils numériques de planification et de suivi du temps de travail
La solution la plus complète combine la planification, l'enregistrement des présences et la gestion du personnel au sein d'une seule et même plateforme.
Comment ça marche ?
Les employés pointent leur arrivée et leur départ par voie numérique, tandis que l'employeur dispose simultanément d'une vue d'ensemble sur :
- Calendriers
- Présences
- Heures travaillées
- Contrats
- Rapports
Avantages
- Toutes les données sont gérées de manière centralisée
- Moins de tâches administratives manuelles
- Aperçu en temps réel
- Généralement, la génération de rapports est automatique
- Les salariés ont généralement accès à leur propre relevé d'heures
- Les modifications sont généralement traçables
Points à prendre en compte concernant «
» : la mise en œuvre nécessite une certaine préparation et les collaborateurs doivent se familiariser avec ce mode de travail numérique.
Conforme à la nouvelle réglementation ?
Dans de nombreux cas, c'est la solution la plus tournée vers l'avenir. Les outils numériques facilitent souvent le respect des exigences en matière d'objectivité, de fiabilité et d'accessibilité, surtout lorsque l'on travaille avec des équipes plus importantes ou plus flexibles.
Quelle solution convient le mieux à votre entreprise ?
Chaque entreprise est différente. Le tableau ci-dessous vous aidera à déterminer rapidement quelle orientation correspond le mieux à votre situation :
| Situation | Solution possible |
|---|---|
| Une petite équipe sur un seul site | Enregistrement papier ou application simple |
| Une équipe fixe sur un lieu de travail fixe | Système de badges |
| Plusieurs sites | Application ou outil numérique |
| De nombreux étudiants et travailleurs en flexi-job | Application numérique ou plateforme intégrée telle que Rollit Payroll |
| De nombreux changements de personnel | Application numérique ou plateforme intégrée telle que Rollit Payroll |
Il est surtout important que votre système ne se contente pas d'enregistrer les heures, mais qu'il offre également une transparence suffisante tant pour l'employeur que pour le salarié.
Rollit Payroll: gestion des temps, planification et administration, tout en un
Choisir un système de gestion du temps, c'est une chose, mais dans la pratique, la gestion du personnel ne se limite bien sûr pas à l'enregistrement des heures travaillées.
C'est d'autant plus vrai pour les entreprises qui font appel à des étudiants et à des travailleurs flexibles, car cela implique de nombreuses tâches supplémentaires : planifier les horaires des collaborateurs, gérer les changements de dernière minute, rédiger les contrats, s'occuper des déclarations Dimona et transmettre correctement les heures prestées en vue du paiement.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour une solution qui va au-delà d'une simple pointeuse classique. Avec Rollit Payroll, la planification, l'enregistrement des temps et la gestion du personnel sont regroupés au sein d'une seule et même plateforme centralisée.
Julie, de CateringCom, utilise Rollit Payroll depuis plusieurs années déjà et explique :
« Ce qui fait toute la différence pour nous, c’est la fluidité et la flexibilité avec lesquelles tout se déroule. Surtout dans notre secteur, où les changements de dernière minute ou les quarts de travail supplémentaires ne sont pas rares, il est essentiel que nous puissions nous adapter rapidement. »
Vous souhaitez savoir comment cela fonctionne concrètement ? Réservez une démonstration gratuite et sans engagement et découvrez comment Rollit Payroll aide les entreprises à gérer la planification, l'enregistrement des heures et la paie des étudiants et des travailleurs flexibles.
Je suis un
Employeur
Vous n'avez pas le temps de vous consacrer aux tâches et aux questions importantes parce que vous êtes constamment retenu par un travail administratif répétitif. Si cela n'est pas reconnaissable ?
Tu n'arrives pas à trouver du temps pour les tâches et les affaires importantes, car tu es constamment retenu par des tâches administratives répétitives. N'est-ce pas tout à fait familier ?
Vous êtes satisfait de votre employeur, mais vous remarquez que les horaires, le suivi et les paiements pourraient être plus fluides. De plus, vous pourriez être intéressé par notre prime à l'embauche!
