Prikklok verplicht vanaf 2027: welke oplossingen bestaan er voor jouw bedrijf?
Vanaf 1 januari 2027 wordt tijdsregistratie verplicht voor alle werkgevers in België. Waarom dat zo is en in welke situaties het nu al geldt, lees je in Verplicht inklokken vanaf 2027: wat bedrijven best nu al doen. In deze blog focussen we op de vraag erná: welk systeem kies je?
De wet legt geen specifieke prikklok of software op, maar verwacht wel dat je systeem aan enkele voorwaarden voldoet. Dat roept meteen praktische vragen op:
- Moet ik een fysieke prikklok installeren?
- Volstaat een Excel-bestand of papieren aanwezigheidslijst?
- Is een app voldoende?
- Welke oplossing voldoet aan de nieuwe regels?
Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van de grootte van je team, het aantal locaties en hoe je vandaag al werkt. Hieronder zetten we de meest voorkomende systemen op een rij — met hun sterktes, beperkingen en aandachtspunten.
Waarop letten bij de keuze van je systeem?
De wet schrijft niet exact voor welk systeem je moet gebruiken, maar wel wat het systeem moet kunnen aantonen. Volgens de nieuwe wet van 2027 moet het registratiesysteem:
Objectief zijn
De geregistreerde uren moeten een correcte weergave zijn van de werkelijk gepresteerde arbeidstijd.
Betrouwbaar zijn
Het systeem moet voldoende bescherming bieden tegen fouten of misbruik. Achteraf wijzigingen aanbrengen moet bijvoorbeeld traceerbaar zijn.
Toegankelijk zijn
Werknemers moeten hun eigen geregistreerde uren kunnen raadplegen en controleren.
Wanneer je een oplossing kiest voor jouw zaak, is het dus belangrijk om niet alleen naar gebruiksgemak te kijken, maar ook naar de mate waarin het systeem aan deze voorwaarden voldoet.
Optie 1: papieren aanwezigheidsregister
De meest klassieke vorm van tijdsregistratie is een papieren lijst waarop medewerkers hun begin- en einduur noteren.
Hoe werkt het?
Werknemers vullen handmatig hun uren in op een aanwezigheidsregister of tijdsfiche.
Voordelen
- Geen investering nodig
- Eenvoudig op te starten
- Geschikt voor zeer kleine teams
Aandachtspunten
Hoewel een papieren registratie niet automatisch verboden is, brengt ze wel enkele uitdagingen met zich mee. Het is bijvoorbeeld moeilijker om aan te tonen:
- Wanneer gegevens precies werden ingevuld
- Of registraties achteraf werden aangepast
- Wie wijzigingen heeft aangebracht
Ook de toegankelijkheid kan een uitdaging zijn wanneer documenten op één centrale locatie worden bewaard.
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
Mogelijk, maar met de nodige voorzichtigheid. Een papieren systeem kan werken, maar vraagt een strikte opvolging om voldoende betrouwbaar en controleerbaar te blijven. Voor bedrijven met meerdere medewerkers of locaties wordt dit vaak snel omslachtig.
Optie 2: registratie via een badge
Bij een badgesysteem krijgt elke werknemer een persoonlijke badge die wordt gescand bij aankomst en vertrek.
Hoe werkt het?
Een terminal registreert automatisch het tijdstip waarop een medewerker in- of uitklokt.
Voordelen
- Automatische registratie
- Minder kans op administratieve fouten
- Duidelijke registratie van aanwezigheden
- Veel gebruikt in productie- en logistieke omgevingen
Aandachtspunten
Niet elk badgesysteem biedt automatisch inzage voor werknemers. Het is daarom belangrijk om na te gaan hoe medewerkers hun geregistreerde uren kunnen raadplegen. Daarnaast vraagt deze oplossing een investering in hardware en onderhoud.
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
Ja, in veel gevallen wel. Een goed badgesysteem scoort doorgaans sterk op objectiviteit en betrouwbaarheid. De toegankelijkheid voor werknemers hangt af van de functionaliteiten van het gekozen systeem.
Optie 3: tijdsregistratie via een app
Steeds meer bedrijven kiezen voor een mobiele oplossing waarbij medewerkers in- en uitklokken via hun smartphone.
Hoe werkt het?
Werknemers registreren hun start- en einduur via een app. Sommige systemen werken met GPS-verificatie of locatiecontrole.
Voordelen
- Geen fysieke hardware nodig
- Geschikt voor meerdere locaties
- Handig voor mobiele teams
- Realtime overzicht van prestaties
- Vaak eenvoudig voor werknemers om hun uren te raadplegen
Aandachtspunten
Niet alle apps bieden dezelfde garanties rond beveiliging, wijzigingshistoriek of rapportering. Bij de keuze van een app is het daarom belangrijk om te controleren:
- Welke gegevens worden opgeslagen?
- Kunnen wijzigingen worden opgevolgd?
- Hebben werknemers toegang tot hun eigen registraties?
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
Vaak wel, mits je kiest voor een degelijk systeem. Veel moderne tijdsregistratie-apps zijn specifiek ontwikkeld om te voldoen aan de vereisten rond objectieve en betrouwbare registratie.
Optie 4: digitale planning- en tijdsregistratietools
De meest uitgebreide oplossing combineert planning, aanwezigheidsregistratie en personeelsadministratie in één platform.
Hoe werkt het?
Medewerkers klokken digitaal in en uit, terwijl de werkgever tegelijkertijd zicht krijgt op:
- Planningen
- Aanwezigheden
- Gepresteerde uren
- Contracten
- Rapportages
Voordelen
- Alle gegevens centraal beheerd
- Minder manuele administratie
- Realtime overzicht
- Vaak automatische rapportering
- Werknemers hebben doorgaans toegang tot hun eigen uren
- Wijzigingen zijn meestal traceerbaar
Aandachtspunten
De implementatie vraagt wat voorbereiding en medewerkers moeten vertrouwd raken met de digitale werkwijze.
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
In veel gevallen de meest toekomstgerichte oplossing. Digitale tools maken het vaak eenvoudiger om aan de vereisten rond objectiviteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid te voldoen, zeker wanneer je werkt met grotere of flexibelere teams.
Welke oplossing past het best bij jouw bedrijf?
Elke onderneming is anders. Onderstaande tabel helpt je snel inschatten welke richting het best bij jouw situatie aansluit:
| Situatie | Mogelijke oplossing |
|---|---|
| Klein team op één locatie | Papieren registratie of eenvoudige app |
| Vast team op vaste werkplek | Badge-systeem |
| Meerdere locaties | App of digitale tool |
| Veel studenten en flexi-jobbers | Digitale app of geïntegreerd platform zoals Rollit Payroll |
| Veel personeelswissels | Digitale app of geïntegreerd platform zoals Rollit Payroll |
Belangrijk is vooral dat je systeem niet alleen de uren registreert, maar ook voldoende transparantie biedt voor zowel werkgever als werknemer.
Rollit Payroll: tijdsregistratie, planning én administratie in één
Een systeem kiezen voor tijdsregistratie is één ding, maar in de praktijk stopt personeelsbeheer natuurlijk niet bij het registreren van gewerkte uren.
Zeker voor bedrijven die werken met studenten en flexi-jobbers komen daar nog heel wat andere taken bij kijken: medewerkers inplannen, last-minute wijzigingen verwerken, contracten opmaken, Dimona-aangiftes regelen en gepresteerde uren correct doorgeven voor de verloning.
Daarom kiezen veel ondernemingen voor een oplossing die verder gaat dan een klassieke prikklok. Met Rollit Payroll worden planning, tijdsregistratie en personeelsadministratie samengebracht in één centraal platform. Zo beschik je niet alleen over een duidelijk overzicht van gepresteerde uren, maar beheer je ook je volledige flexibele personeelsbestand op een efficiënte manier.
Julie van CateringCom gebruikt Rollit Payroll al enkele jaren en vertelt:
“Wat voor ons het grootste verschil maakt, is hoe vlot en flexibel alles verloopt. Zeker in onze sector, waar last-minute wijzigingen of extra shiften geen uitzondering zijn, is het cruciaal dat we snel kunnen schakelen.”
Dat zorgt voor minder manuele opvolging, meer overzicht en een vlottere administratieve flow. Zeker in sectoren waar flexibiliteit essentieel is, helpt een geïntegreerde aanpak om tijd te besparen en fouten te beperken.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Boek een gratis en vrijblijvende demo en ontdek hoe Rollit Payroll bedrijven ondersteunt bij de planning, tijdsregistratie en payroll van studenten en flexi-jobbers.
Je krijgt maar geen tijd vrijgemaakt voor belangrijke taken en zaken, omdat je voortdurend wordt opgehouden door repetitief, administratief werk. Als dat niet super-herkenbaar is?
Je bent tevreden van je Werkgever, maar je merkt dat planningen, opvolging en de uitbetalingen vlotter zouden kunnen. Bovendien heb je misschien wel interesse in onze aanbrengbonus!
Swipe voor meer
Waarop letten bij de keuze van je systeem?
De wet schrijft niet exact voor welk systeem je moet gebruiken, maar wel wat het systeem moet kunnen aantonen. Volgens de nieuwe wet van 2027 moet het registratiesysteem:
Objectief zijn
De geregistreerde uren moeten een correcte weergave zijn van de werkelijk gepresteerde arbeidstijd.
Betrouwbaar zijn
Het systeem moet voldoende bescherming bieden tegen fouten of misbruik. Achteraf wijzigingen aanbrengen moet bijvoorbeeld traceerbaar zijn.
Toegankelijk zijn
Werknemers moeten hun eigen geregistreerde uren kunnen raadplegen en controleren.
Wanneer je een oplossing kiest voor jouw zaak, is het dus belangrijk om niet alleen naar gebruiksgemak te kijken, maar ook naar de mate waarin het systeem aan deze voorwaarden voldoet.
1. Papieren aanwezigheidsregister
De meest klassieke vorm van tijdsregistratie is een papieren lijst waarop medewerkers hun begin- en einduur noteren.
Hoe werkt het?
Werknemers vullen handmatig hun uren in op een aanwezigheidsregister of tijdsfiche.
Voordelen
- Geen investering nodig
- Eenvoudig op te starten
- Geschikt voor zeer kleine teams
Aandachtspunten
Hoewel een papieren registratie niet automatisch verboden is, brengt ze wel enkele uitdagingen met zich mee. Het is bijvoorbeeld moeilijker om aan te tonen:
- Wanneer gegevens precies werden ingevuld
- Of registraties achteraf werden aangepast
- Wie wijzigingen heeft aangebracht
Ook de toegankelijkheid kan een uitdaging zijn wanneer documenten op één centrale locatie worden bewaard.
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
Mogelijk, maar met de nodige voorzichtigheid. Een papieren systeem kan werken, maar vraagt een strikte opvolging om voldoende betrouwbaar en controleerbaar te blijven. Voor bedrijven met meerdere medewerkers of locaties wordt dit vaak snel omslachtig.
2. Registratie via een badge
Bij een badgesysteem krijgt elke werknemer een persoonlijke badge die wordt gescand bij aankomst en vertrek.
Hoe werkt het?
Een terminal registreert automatisch het tijdstip waarop een medewerker in- of uitklokt.
Voordelen
- Automatische registratie
- Minder kans op administratieve fouten
- Duidelijke registratie van aanwezigheden
- Veel gebruikt in productie- en logistieke omgevingen
Aandachtspunten
Niet elk badgesysteem biedt automatisch inzage voor werknemers. Het is daarom belangrijk om na te gaan hoe medewerkers hun geregistreerde uren kunnen raadplegen. Daarnaast vraagt deze oplossing een investering in hardware en onderhoud.
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
Ja, in veel gevallen wel. Een goed badgesysteem scoort doorgaans sterk op objectiviteit en betrouwbaarheid. De toegankelijkheid voor werknemers hangt af van de functionaliteiten van het gekozen systeem.
3. Tijdsregistratie via een app
Steeds meer bedrijven kiezen voor een mobiele oplossing waarbij medewerkers in- en uitklokken via hun smartphone.
Hoe werkt het?
Werknemers registreren hun start- en einduur via een app. Sommige systemen werken met GPS-verificatie of locatiecontrole.
Voordelen
- Geen fysieke hardware nodig
- Geschikt voor meerdere locaties
- Handig voor mobiele teams
- Realtime overzicht van prestaties
- Vaak eenvoudig voor werknemers om hun uren te raadplegen
Aandachtspunten
Niet alle apps bieden dezelfde garanties rond beveiliging, wijzigingshistoriek of rapportering. Bij de keuze van een app is het daarom belangrijk om te controleren:
- Welke gegevens worden opgeslagen?
- Kunnen wijzigingen worden opgevolgd?
- Hebben werknemers toegang tot hun eigen registraties?
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
Vaak wel, mits je kiest voor een degelijk systeem. Veel moderne tijdsregistratie-apps zijn specifiek ontwikkeld om te voldoen aan de vereisten rond objectieve en betrouwbare registratie.
4. Digitale planning- en tijdsregistratietools
De meest uitgebreide oplossing combineert planning, aanwezigheidsregistratie en personeelsadministratie in één platform.
Hoe werkt het?
Medewerkers klokken digitaal in en uit, terwijl de werkgever tegelijkertijd zicht krijgt op:
- Planningen
- Aanwezigheden
- Gepresteerde uren
- Contracten
- Rapportages
Voordelen
- Alle gegevens centraal beheerd
- Minder manuele administratie
- Realtime overzicht
- Vaak automatische rapportering
- Werknemers hebben doorgaans toegang tot hun eigen uren
- Wijzigingen zijn meestal traceerbaar
Aandachtspunten
De implementatie vraagt wat voorbereiding en medewerkers moeten vertrouwd raken met de digitale werkwijze.
Geschikt voor de nieuwe regelgeving?
In veel gevallen de meest toekomstgerichte oplossing. Digitale tools maken het vaak eenvoudiger om aan de vereisten rond objectiviteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid te voldoen, zeker wanneer je werkt met grotere of flexibelere teams.
Welke oplossing past het best bij jouw bedrijf?
Elke onderneming is anders. Onderstaande tabel helpt je snel inschatten welke richting het best bij jouw situatie aansluit:
| Situatie | Mogelijke oplossing |
|---|---|
| Klein team op één locatie | Papieren registratie of eenvoudige app |
| Vast team op vaste werkplek | Badge-systeem |
| Meerdere locaties | App of digitale tool |
| Veel studenten en flexi-jobbers | Digitale app of geïntegreerd platform zoals Rollit Payroll |
| Veel personeelswissels | Digitale app of geïntegreerd platform zoals Rollit Payroll |
Belangrijk is vooral dat je systeem niet alleen de uren registreert, maar ook voldoende transparantie biedt voor zowel werkgever als werknemer.
Rollit Payroll: tijdsregistratie, planning én administratie in één
Een systeem kiezen voor tijdsregistratie is één ding, maar in de praktijk stopt personeelsbeheer natuurlijk niet bij het registreren van gewerkte uren.
Zeker voor bedrijven die werken met studenten en flexi-jobbers komen daar nog heel wat andere taken bij kijken: medewerkers inplannen, last-minute wijzigingen verwerken, contracten opmaken, Dimona-aangiftes regelen en gepresteerde uren correct doorgeven voor de verloning.
Daarom kiezen veel ondernemingen voor een oplossing die verder gaat dan een klassieke prikklok. Met Rollit Payroll worden planning, tijdsregistratie en personeelsadministratie samengebracht in één centraal platform.
Julie van CateringCom gebruikt Rollit Payroll al enkele jaren en vertelt:
“Wat voor ons het grootste verschil maakt, is hoe vlot en flexibel alles verloopt. Zeker in onze sector, waar last-minute wijzigingen of extra shiften geen uitzondering zijn, is het cruciaal dat we snel kunnen schakelen.”
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Boek een gratis en vrijblijvende demo en ontdek hoe Rollit Payroll bedrijven ondersteunt bij de planning, tijdsregistratie en payroll van studenten en flexi-jobbers.
Ik ben een
Werkgever
Je krijgt maar geen tijd vrijgemaakt voor belangrijke taken en zaken, omdat je voortdurend wordt opgehouden door repetitief, administratief werk. Als dat niet herkenbaar is?
Je krijgt maar geen tijd vrijgemaakt voor belangrijke taken en zaken, omdat je voortdurend wordt opgehouden door repetitief, administratief werk. Als dat niet super-herkenbaar is?
Je bent tevreden van je Werkgever, maar je merkt dat planningen, opvolging en de uitbetalingen vlotter zouden kunnen. Bovendien heb je misschien wel interesse in onze aanbrengbonus!
