Si vous embauchez des étudiants, le contrat ne doit pas être un simple « copier-coller » rapide. En Belgique, un contrat d’étudiant doit être établi par écrit, au plus tard au moment où l’étudiant commence à travailler. Ces mentions obligatoires ne sont pas des détails à régler un mardi après-midi pluvieux : elles précisent noir sur blanc qui travaille, quand, où et à quelles conditions. Vous trouverez ci-dessous les informations qui doivent impérativement figurer dans le contrat d’étudiant et celles que vous pouvez inclure dans le règlement du travail. Si vous souhaitez également comprendre les règles applicables aux étudiants salariés en 2025, vous y trouverez le cadre juridique plus large.
Quels éléments doivent impérativement figurer dans le contrat ?
Informations générales sur l'étudiant et le poste
Indiquez toujours l'identité de l'employeur et de l'étudiant, avec la date de naissance, le lieu de résidence et, le cas échéant, l'adresse de séjour. Cela revêt une importance particulière pour le travail des étudiants à partir de 15 ans, car les conditions d'âge déterminent ce qui est autorisé. Par ailleurs, les dates de début et de fin du contrat doivent également être clairement mentionnées. Précisez également le lieu où le travail est effectué, la fonction ou les tâches confiées à l’étudiant, ainsi que la durée de travail quotidienne et hebdomadaire. Cela permet également d’évaluer correctement le nombre d’heures qu’un étudiant est autorisé à travailler. Plus ces informations sont précises, moins il y a de risque de litiges concernant les conditions d’emploi, l’emploi du temps ou le contenu du poste.
Salaire, rémunération et dispositions complémentaires
Le salaire doit également être clairement stipulé dans le contrat d'étudiant. Précisez que les règles relatives à la protection salariale s'appliquent, indiquez le salaire convenu ou la manière dont il est calculé si le montant n'est pas fixé à l'avance, et précisez la date de paiement. Si l'employeur fournit un logement, celui-ci doit également être mentionné dans le contrat. De nombreux contrats types mentionnent en outre les dispositions relatives aux premiers jours de travail ou à la période d'essai et, selon leur structure, indiquent également le comité paritaire compétent.
Que peut-on régler dans le règlement du travail ?
Toutes les mentions pratiques ne doivent pas nécessairement figurer littéralement dans le contrat d'étudiant lui-même. Une partie des informations peut être fournie par le biais d'un renvoi clair au règlement du travail, à condition que ce règlement soit correctement rédigé et accessible à l'étudiant. On peut citer, par exemple, les horaires de début et de fin de la journée de travail normale, les pauses et les interruptions habituelles, les coordonnées du responsable des premiers secours, l'emplacement de la trousse de secours, le service de prévention et les coordonnées de l'Inspection du travail. Les noms et coordonnées des représentants du personnel peuvent également en faire partie. La règle d'or est simple : ne renvoyez à ce règlement que si les informations y sont réellement complètes et faciles à trouver.
Erreurs courantes dans les contrats d'étudiants
Les principales erreurs sont étonnamment courantes : faire signer le contrat trop tard, conclure un accord verbal, utiliser une description de poste trop vague ou ne pas préciser exactement le salaire et les horaires. Il doit exister un contrat individuel écrit pour chaque étudiant, et celui-ci doit être conclu au plus tard au début de la mission. Un contrat d’étudiant incomplet ou non conforme peut entraîner des litiges, des sanctions et une situation juridique délicate pour l’employeur. Si vous souhaitez également éviter les erreurs administratives, nous vous conseillons de prendre connaissance des erreurs courantes que commettent souvent les entrepreneurs dans le cadre de Dimona. En d’autres termes : mieux vaut tout régler rigoureusement à l’avance que de devoir éteindre des incendies par la suite.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'un contrat d'étudiant ?
Un contrat d'étudiant est le contrat écrit par lequel vous engagez un étudiant en Belgique dans le cadre du régime spécifique applicable au travail étudiant. Il définit la durée, la fonction, les horaires et les conditions salariales, et constitue un document de référence pour un emploi conforme à la réglementation.
Un accord verbal suffit-il ?
Non. Pour le travail étudiant, un accord verbal ne suffit pas. Le contrat doit être établi par écrit au plus tard au moment où l'étudiant commence à travailler. Ceux qui tardent à le faire s'exposent à des risques inutiles.
Puis-je simplement renvoyer au règlement du travail ?
Oui, mais uniquement pour certaines données pratiques et liées à la prévention. Cette référence n'est valable que si le règlement du travail contient toutes les informations nécessaires et que l'étudiant y a effectivement accès. Une référence incomplète ne constitue donc pas un raccourci sûr.
Un contrat d'étudiant écrit reste-t-il obligatoire si l'étudiant n'atteint pas les 600 heures ?
Oui. La règle des 600 heures concerne le régime de sécurité sociale avantageux, et non le contenu obligatoire du contrat. Même si un étudiant reste largement en dessous de ce seuil, vous devez tout de même disposer d'un contrat d'étudiant écrit en bonne et due forme. Si vous vous demandez ce qu'il se passe lorsque les heures d'étudiant sont épuisées, cela n'a aucun rapport avec l'obligation contractuelle.
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