Neem je jobstudenten in dienst, dan mag het contract geen snelle copy-paste zijn. In België moet een studentenovereenkomst schriftelijk worden opgesteld, uiterlijk wanneer de student start. Die verplichte vermeldingen zijn geen detailwerk voor op een regenachtige dinsdagmiddag: ze bepalen zwart op wit wie werkt, wanneer, waar en tegen welke voorwaarden. Hieronder zie je welke info zeker in het studentencontract hoort en welke gegevens je via het arbeidsreglement kunt opvangen. Wie daarnaast ook de regels voor jobstudenten in 2025 wil begrijpen, vindt daar het bredere wettelijke kader.
Wat moet er zeker in het contract staan?
Basisgegevens van de student en de job
Vermeld altijd de identiteit van werkgever en student, met geboortedatum, woonplaats en eventueel verblijfadres. Dat is extra belangrijk bij studentenarbeid vanaf 15 jaar, waar leeftijdsvoorwaarden mee bepalen wat kan. Daarnaast moeten ook de begin- en einddatum van de overeenkomst duidelijk vermeld worden. Voeg verder toe waar het werk wordt uitgevoerd, welke functie of taken de student opneemt en wat de arbeidsduur per dag en per week is. Dat helpt ook om correct in te schatten hoeveel een student mag werken. Hoe concreter je dit noteert, hoe kleiner de kans op discussies over inzet, planning of jobinhoud.
Loon, betaling en aanvullende afspraken
Ook het loon moet helder in de studentenovereenkomst staan. Neem op dat de regels rond loonbescherming van toepassing zijn, welk loon werd afgesproken of hoe het loon berekend wordt als het bedrag niet vooraf vastligt, en wanneer de betaling gebeurt. Voorziet de werkgever huisvesting, dan hoort ook die verblijfplaats in het contract. Veel modelcontracten vermelden daarnaast de regeling rond de eerste werkdagen of proefperiode en, afhankelijk van de opbouw, ook het bevoegde paritair comité.
Wat mag je via het arbeidsreglement regelen?
Niet elke praktische vermelding moet letterlijk in het studentencontract zelf staan. Een deel van de informatie mag via een duidelijke verwijzing naar het arbeidsreglement, op voorwaarde dat dat reglement correct is opgesteld en toegankelijk is voor de student. Denk aan het begin en einde van de normale werkdag, rustpauzes en gewone onderbrekingen, de contactgegevens van de EHBO-verantwoordelijke, de plaats van de verbandkist, de preventiedienst en de contactgegevens van Toezicht op de Sociale Wetten. Ook namen en contactgegevens van werknemersvertegenwoordigers kunnen daaronder vallen. De vuistregel is simpel: verwijs alleen door als de info daar echt volledig en makkelijk terug te vinden is.
Veelgemaakte fouten bij studentencontracten
De grootste missers zijn verrassend herkenbaar: te laat laten ondertekenen, een mondelinge afspraak maken, een te vage functiebeschrijving gebruiken of loon en uren niet exact invullen. Voor elke student hoort er een individuele, schriftelijke overeenkomst te zijn, en die sluit je ten laatste bij de start van de tewerkstelling. Een onvolledig of niet-conform studentencontract kan leiden tot discussies, sancties en een juridisch lastige situatie voor de werkgever. Wie ook administratief fouten wil vermijden, leest best welke veelgemaakte fouten bij Dimona ondernemers vaak maken. Anders gezegd: beter vooraf strak geregeld dan achteraf brandjes blussen.
Veelgestelde vragen
Wat is een studentenovereenkomst?
Een studentenovereenkomst is het schriftelijke contract waarmee je in België een student tewerkstelt onder het specifieke regime voor studentenarbeid. Het legt de duur, functie, uren en loonafspraken vast en vormt een basisdocument voor correcte tewerkstelling.
Is een mondelinge afspraak genoeg?
Nee. Voor studentenarbeid volstaat een mondelinge afspraak niet. Het contract moet schriftelijk bestaan uiterlijk wanneer de student begint te werken. Wie dat uitstelt, zet de deur open voor onnodige risico’s.
Mag ik gewoon naar het arbeidsreglement verwijzen?
Ja, maar alleen voor bepaalde praktische en preventiegerelateerde gegevens. Die verwijzing werkt alleen als het arbeidsreglement de informatie volledig bevat en de student er effectief toegang toe heeft. Een halve verwijzing is dus geen safe shortcut.
Blijft een schriftelijke studentenovereenkomst verplicht als de student onder de 600 uur blijft?
Ja. De 600-urenregel gaat over het voordelige socialezekerheidsregime, niet over de verplichte inhoud van het contract. Ook als een student ruim onder die grens blijft, heb je nog altijd een correcte schriftelijke studentenovereenkomst nodig. Vraag je je af wat als de studentenuren op zijn, dan staat dat los van de contractverplichting.
Werk je vaak met jobstudenten en wil je af van losse Excelbestanden, pdf’s en last-minute stress? Met Rollit beheer je planning, studentencontracten, Dimona, urenregistratie en payroll in één verbonden workflow. Dat bespaart tijd, beperkt fouten en houdt je administratie netjes op rolletjes.
