Vous hésitez entre un secrétariat social et la gestion salariale ? La principale différence ne réside pas seulement dans la gestion des salaires, mais surtout dans l'identité de l'employeur légal. Avec un secrétariat social, vous restez l’employeur. Dans le cadre de la gestion des salaires pour le personnel temporaire, c’est le partenaire de gestion des salaires qui assume ce rôle formel d’employeur, tandis que vous encadrez vos collaborateurs sur le terrain. Cela rend la gestion des salaires particulièrement intéressante lorsque vous travaillez souvent avec des étudiants jobistes, des travailleurs en flexi-job ou d’autres travailleurs temporaires. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Pourquoi de plus en plus d'entrepreneurs optent pour la gestion salariale.
La principale différence : qui est l'employeur légal ?
Un secrétariat social vous aide à gérer votre personnel et votre comptabilité salariale, mais votre entreprise reste l'employeur légal. C'est donc vous qui concluez les contrats de travail, qui embauchez les collaborateurs et qui assumez les responsabilités patronales qui en découlent.
Dans le cadre de la gestion de la paie, le partenaire de paie agit en tant qu'employeur légal pour le salarié temporaire concerné. C'est lui qui conclut le contrat de travail, se charge du calcul du salaire, verse la rémunération et s'occupe des formalités sociales et fiscales. Vous continuez quant à vous à déterminer le profil du salarié dont vous avez besoin, ses horaires de travail et les tâches à accomplir.
Cette répartition des rôles ne change en rien vos responsabilités sur le lieu de travail. Vous restez notamment responsable de la gestion quotidienne, de l’organisation du travail, de la clarté des instructions et de la sécurité de l’environnement de travail. Le portage salarial prend donc en charge les obligations administratives et formelles de l’employeur, mais pas votre rôle opérationnel en tant que donneur d’ordre. Vous souhaitez savoir comment se déroule concrètement cette collaboration ? Consultez la rubrique « Notre méthode de travail ».
Quel est le rôle d'un secrétariat social ?
Un secrétariat social aide les employeurs belges à gérer les salaires et à respecter la législation sociale. Il s'agit d'un partenaire pour les entreprises qui emploient elles-mêmes du personnel et qui souhaitent bénéficier d'un accompagnement pour faire face aux obligations administratives complexes qui en découlent.
En fonction de votre formule, un secrétariat social peut notamment vous aider pour le calcul des salaires, les fiches de paie, le précompte professionnel, les cotisations ONSS, les documents sociaux et vous fournir des conseils en matière de droit du travail. Vous pouvez également vous adresser à lui pour toute question relative aux absences, aux congés, aux contrats de travail, aux licenciements ou aux éléments de rémunération.
Vous restez toutefois responsable de la bonne tenue de votre administration du personnel. Vous transmettez en temps utile les prestations, les modifications et les données relatives au personnel à votre secrétariat social. De même, le contrat de travail, le règlement de travail, l'assurance accidents du travail et le suivi pratique de vos collaborateurs restent en principe sous votre responsabilité en tant qu'employeur.
En quoi consiste la gestion salariale pour le personnel temporaire ?
Le « payrolling » est une solution qui vous permet de sélectionner et d'affecter vous-même vos collaborateurs temporaires, tandis qu'un partenaire de gestion de paie se charge des formalités juridiques et administratives. Cette solution est particulièrement adaptée aux entreprises qui font appel à du personnel flexible et doivent s'adapter rapidement.
Avec Rollit, vous pouvez par exemple enregistrer vos travailleurs flexibles, vos étudiants salariés et vos travailleurs ou employés temporaires sur une plateforme numérique. Vous établissez le planning, les collaborateurs peuvent enregistrer leurs heures et vous validez leurs prestations. Rollit se charge ensuite de la gestion des salaires et du paiement des collaborateurs temporaires.
Vous souhaitez savoir en quoi consiste exactement la gestion des salaires ? La gestion des salaires englobe notamment les contrats de travail, le calcul des salaires, le versement des salaires, le précompte professionnel, les cotisations de sécurité sociale et les documents numériques relatifs au personnel. Le cas échéant, des éléments tels que la prime de vacances, les primes de fin d'année, les chèques-repas ou les indemnités complémentaires sont également traités conformément à la réglementation en vigueur et aux dispositions de la commission paritaire compétente. Vous souhaitez avoir un aperçu clair de ces tâches ? Consultez l'article « Que recouvrent exactement les services de gestion salariale ? ».
Pour les contrats à durée déterminée, une déclaration Dimona correcte est essentielle. En particulier pour les « flexi-jobs » et les étudiants, la déclaration doit être effectuée correctement et en temps utile avant le début des prestations. Grâce à une solution de paie numérique, les contrats et les déclarations Dimona peuvent être traités dans le même flux, ce qui permet une meilleure coordination entre la planification, l'enregistrement des heures et le traitement des salaires. Vous envisagez d’automatiser vous-même (une partie de) votre gestion du personnel ? Dans ce cas, une solution de paie numérique intégrée vous aidera à tout regrouper dans un seul flux.
Secrétariat social et gestion des salaires : un aperçu comparatif
| Composant | Secrétariat social | Gestion salariale |
|---|---|---|
| Employeur légal | Votre entreprise | Le prestataire de services de gestion de la paie pour le salarié temporaire concerné |
| Recrutement et sélection | C'est vous qui choisissez et recrutez vos collaborateurs | C'est vous qui choisissez la personne à qui vous souhaitez faire appel |
| Gestion quotidienne | Votre entreprise | Votre entreprise |
| Paiements | Le secrétariat social traite les salaires sur la base des informations que tu lui fournis | Le prestataire de services de paie traite et verse les salaires |
| Contrat de travail | C'est vous qui concluez le contrat avec votre salarié | Le partenaire de gestion salariale conclut le contrat dans le cadre du dispositif de gestion salariale |
| Dimona et l'administration sociale | Assistance et gestion pour votre propre personnel | Gestion des salariés temporaires par l'intermédiaire du partenaire de gestion des salaires |
| Idéal pour | Collaborateurs permanents ou permanents employés en interne | Besoins en personnel flexibles, temporaires ou variables |
Vous souhaitez découvrir comment cela fonctionne dans la pratique ? Découvrez comment Delhaize gère sans difficulté la planification de son personnel flexible grâce à Rollit Payroll.
Dans quels cas vaut-il mieux faire appel à un secrétariat social ?
Un secrétariat social est généralement une bonne solution lorsque vous souhaitez embaucher des collaborateurs de manière structurelle et à long terme au sein de votre entreprise. Pensez par exemple à un vendeur permanent, à un poste administratif, à un responsable qui fait partie intégrante de votre équipe ou à un responsable RH interne.
En tant qu'employeur, vous conservez le contrôle total de votre politique du personnel, de vos contrats et de vos relations de travail. Le secrétariat social vous aide ensuite à gérer correctement l'administration salariale et sociale. C'est souvent un choix logique lorsque votre effectif est relativement stable et que vous souhaitez assumer vous-même le rôle d'employeur.
Dans quels cas le recours à la gestion salariale est-il une bonne option ?
Le portage salarial peut s'avérer plus adapté lorsque vos besoins en personnel évoluent rapidement ou lorsque vous avez régulièrement besoin de personnel temporaire. Dans les secteurs de l'hôtellerie-restauration, du commerce de détail, de la restauration collective, de l'événementiel, des boulangeries, des boucheries et de l'accueil, les horaires et les effectifs dépendent souvent des pics d'activité, des réservations, des saisons ou des remplacements de dernière minute.
- Vous travaillez régulièrement avec des étudiants en job d'été pendant les week-ends, les vacances ou les périodes de soldes.
- Vous faites appel à des travailleurs en flexi-job pendant les périodes de forte affluence.
- Vous avez besoin de personnel temporaire pour des événements, des missions de restauration ou des périodes de forte affluence.
- Vous souhaitez centraliser le suivi des prestations, de la planification, des contrats et de la paie.
- Vous souhaitez consacrer moins de temps aux tâches administratives répétitives liées à l'emploi temporaire.
La gestion des salaires n'est pas automatiquement la meilleure solution ni la moins chère pour toutes les entreprises. Le coût final dépend de facteurs tels que le statut, la fonction, la commission paritaire, les accords salariaux, les prestations et les éventuelles indemnités. Ne vous contentez pas de comparer les tarifs, mais examinez également quelles tâches administratives, quels risques et quels processus numériques sont inclus dans la prestation de services. Vous souhaitez effectuer une comparaison objective des coûts ? Calculez le coût d’un travailleur flexible.
La gestion des salaires, l'administration salariale et une agence d'intérim : quelle est la différence ?
Le terme « gestion de la paie » est souvent utilisé comme appellation générale pour tout ce qui concerne les salaires : calculer les salaires, établir les fiches de paie, traiter les cotisations et verser les salaires. Tant un secrétariat social qu'un prestataire de services de paie peuvent jouer un rôle à cet égard, mais la relation juridique diffère. Vous avez des doutes quant au rôle d’une agence d’intérim ? Il est alors utile de connaître les différences avec une agence de travail temporaire.
Une agence d'intérim recrute généralement elle-même les candidats et les met à la disposition de ses clients. Dans le cadre d'un dispositif de gestion de la paie, vous pouvez, en tant que donneur d'ordre, proposer ou sélectionner vous-même des collaborateurs, après quoi le partenaire de gestion de la paie se charge de l'embauche officielle et des formalités administratives. La procédure concrète doit toujours respecter la réglementation belge relative au travail temporaire et à la mise à disposition de personnel.
Quels sont les critères à prendre en compte pour faire votre choix ?
Commencez par examiner le type de collaborateurs que vous employez. Pour les collaborateurs permanents, un secrétariat social constitue souvent la base de votre gestion salariale. Pour les collaborateurs flexibles, la gestion des salaires par un prestataire tiers peut être une solution complémentaire qui centralise les contrats, les déclarations Dimona, l'enregistrement des heures et le traitement des salaires.
Évaluez également le temps que vous perdez aujourd’hui en planification, modifications, prestations et documents. Si vous travaillez avec de nombreux quarts de travail courts ou un personnel variable, une approche numérique intégrée peut faire une grande différence en termes de visibilité et de suivi administratif.
Enfin, vérifiez toujours que le partenaire choisi possède une expérience dans votre secteur d'activité, connaît bien les statuts applicables et maîtrise les règles de la commission paritaire compétente. Des contrats en bonne et due forme, des déclarations Dimona effectuées dans les délais et un traitement correct des salaires sont essentiels pour employer des travailleurs temporaires conformément à la législation sociale belge.
Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités pour votre entreprise ? Découvrez nos solutions de gestion de la paie.
Foire aux questions sur le secrétariat social et la gestion des salaires
Le « payrolling » est-il autorisé en Belgique ?
En Belgique, le « payrolling » peut être mis en œuvre dans le cadre légal régissant le travail temporaire et la mise à disposition de travailleurs. La structure concrète, le statut du collaborateur, le secteur d’activité et la nature de la mission déterminent les règles applicables. Il est donc recommandé de faire appel à un partenaire agréé et de veiller à ce que les contrats, les déclarations Dimona et le traitement des salaires soient effectués correctement.
En plus de la gestion des salaires, avez-vous besoin d'un secrétariat social ?
Cela dépend de votre effectif. Si vous embauchez également des collaborateurs directement et à titre permanent, vous aurez généralement besoin d'un secrétariat social ou d'une autre solution de gestion des salaires pour ces salariés. Pour les collaborateurs temporaires dans le cadre d'un dispositif de gestion des salaires, c'est le partenaire de gestion des salaires qui se charge de l'administration correspondante des salaires et du personnel.
Qui se charge de la déclaration Dimona dans le cadre du payrolling ?
Dans le cadre de la gestion salariale, l'employeur légal se charge de la déclaration Dimona pour le collaborateur concerné. Il reste important que le planning, l'heure de début et les prestations soient communiqués en temps utile et de manière correcte. Pour les étudiants jobistes et les travailleurs en flexi-job, il est particulièrement important que la déclaration Dimona soit correcte avant le début de la mission.
Le recours à la gestion salariale est-il intéressant pour les étudiants qui travaillent et les personnes exerçant un « flexi-job » ?
Oui, la gestion des salaires peut s'avérer très pratique lorsque vous faites régulièrement appel à des étudiants en job d'étudiant ou à des travailleurs en flexi-job. La combinaison de la planification, des contrats numériques, de l'enregistrement des heures, de la validation des prestations et du traitement des salaires permet d'organiser plus efficacement les tâches administratives récurrentes.
Combien coûte la gestion des salaires ?
Le coût de la gestion des salaires varie selon les situations. Des facteurs tels que le statut du collaborateur, la fonction, le salaire, la commission paritaire, le nombre d'heures prestées et les éventuels avantages entrent en ligne de compte. Chez Rollit, il n'y a pas de frais d'abonnement ; nous travaillons sur la base de frais salariaux avancés, majorés d'un pourcentage par heure prestée. Demandez une simulation adaptée à votre situation concrète.
